Avantages de la conservation de documents sur support numérique

La conservation de document est une technique qui permet de collecter les documents et de les classer. Il existe plusieurs manières de conserver des documents. Nous avons d’une part la conservation des documents sur un support numérique ainsi que la technique de conservation sur un support papier. La première technique confère plusieurs avantages que vous découvrirez dans la suite de cet article.

Participation à l’unicité de l’information

La numérisation des documents est un facteur qui élimine la duplication et la création de versions différentes, des documents. Cependant, malgré le fait que la numérisation empêche les photocopies, il ne garantit pas l’unicité. En effet, plusieurs versions d’un même document numérisé peuvent circuler dans les boites de messageries des travailleurs de l’entreprise. Il faut alors associer la numérisation à une gouvernance de l’information pour garantir l’unicité du document. Retrouvez plus d’informations via ce lien.

Réduction du temps de recherche des documents

Les documents sont souvent difficiles à retrouver à cause d’une mauvaise gestion des archives. La conservation des documents sur un support numérique permet de trouver rapidement et facilement le bon document et ce peu importe la localisation des bureaux. On peut ainsi rechercher sans difficulté, pour un collaborateur qui a changé de service sa fiche de paie en quelques clics ainsi que son dossier.

Facilitation d’une grande réactivité

La conservation des documents sur un support numérique participe aussi à la réactivité commerciale. En réalité, il permet d’automatiser au client, le versement des informations dans les diverses applications de gestion. En plus de faire gagner du temps et de réduire les erreurs, la numérisation des documents permet de constituer les dossiers d’archives centralisés. Il permet également de regrouper à un seul endroit la totalité des informations qui concernent un client. Toutes les pièces commerciales du client comme ses commandes et ses contrats, pourront être archivé facilement.